„Witam!” – nagłówki w mailach firmowych

Za pomocą maili komunikujemy się – wziąwszy pod uwagę obszerność historii przekazów pisanych w ogóle – na tyle niedługo, że ustalanie pewnych form normatywnych dzieje się na naszych oczach, i poprzez nas samych. Są pewne standardy, które zapożyczamy ze sztuki pisania tradycyjnych listów, jednak nie zawsze reguły epistolografii dadzą się zastosować w formułowaniu korespondencji elektronicznej.

Specyfika pozostawania w kontakcie mailowym jeśli chodzi o sprawy biznesowe, zmusza piszącego do udzielenia sobie odpowiedzi na to, co jest ważne, jakie funkcje spełnia w kontakcie z kontrahentami czy klientem. Zawiązuje kontakt i podtrzymuje go, pozwala zaprezentować swoją postawę względem osoby, z którą korespondujemy, służy do omawiania rozmaitych zagadnień, udzielania informacji i wysyłania zapytań.

Język i reguły jego stosowania, podobnie jak zasady etykiety, nie istnieją same dla siebie, ale kodyfikują coś, co jest funkcjonalne. Innymi słowy są względem samej komunikacji służebne. Na ogół więc w języku codziennym pojawiają się zwroty, których celem jest zaspokojenie pewnej potrzeby komunikacyjnej. Tak się rzecz miała, gdy w nagłówkach maili zaczęło się pojawiać słowo ‘witaj!’ (‘witajcie!’, ‘witam!’). Larum, które się podniosło po głosach ekspertów z dziedziny językoznawstwa, oburzonych rzekomą niedostateczną grzecznością tej formy, po dziś dzień rozlega się echem na forach i w świadomości ludzi. Przestraszeni, że sformułowanie „witam!” zniechęci do nich kontrahentów, ludzie komunikujący się za pomocą e-maili usiłują znaleźć równoważne, równie funkcjonalne zastępstwo dla znienawidzonego powitania.

W sytuacji, kiedy zwrot „Szanowny Panie” („Szanowna Pani, Szanowni Państwo”) wydaje się w danej sytuacji komunikacyjnej nazbyt oficjalny i wzbudzający nieadekwatny do formy kontaktu z daną osobą dystans, pojawia się kłopot. Można się posiłkować wówczas neutralnym i całkiem wystarczającym „dzień dobry”, które w przypadku bliższego kontaktu można uczynić bardziej osobistym za pomocą zwrotu do konkretnej osoby: „Dzień dobry Pani Mario”. Mail pisany późną porą jak najbardziej można rozpocząć według podobnej zasady – „Dobry wieczór”. To, że ktoś przeczyta go rano niczego przecież nie zmienia!

W przypadku utrzymywania korespondencji firmowej z osobami, z którymi współpracując jesteśmy na „ty”, możemy doświadczać dyskomfortu, kiedy rozpoczynając pisanie maila od „cześć”, które kojarzy się trochę „podwórkowo” i raczej nazbyt infantylnie jak na – oficjalny  bądź co bądź – kontakt. W takiej sytuacji użycie osławionego „witaj” wydaje się być o wiele bardziej na miejscu – gwarantuje bowiem i nadawcy i odbiorcy niezbędne minimum dystansu związanego z poszanowaniem. Demonizowanie form, które dobrze nam służą i sprawdzają się – to znaczy pomagają jasno, grzecznie i z szacunkiem się komunikować z innymi ludźmi, jest mało przydatne dla przeciętnego użytkownika języka, jeżeli autorytet dopuszczający się krytyki nie wskazuje lepszego zamiennika i równie użytecznej alternatywy.