Oficjalna korespondencja elektroniczna

Wraz z nadejściem i stopniowym rozwojem komunikacji międzyludzkiej zapośredniczonej przez Internet wzrosło zapotrzebowanie na coś, co wydawało się, przeszło do lamusa lub zostało zastąpione przez komunikat mówiony: sztukę korespondencji.

Jak ważna jest umiejętność składnego, rzeczowego, a przy tym uprzejmego i wyrażającego szacunek formułowania myśli na piśmie przekonał się chyba każdy z nas odczytując adresowanego do siebie maila, w którym coś nieokreślonego irytowało nas i drażniło, a nie do końca potrafiliśmy uzasadnienie tego stanu rzeczy odnaleźć w jego treści. Sposób przelewania myśli, pytań, poleceń na wirtualny papier jest bardzo istotny z kilku przyczyn.

Po pierwsze skuteczna komunikacja między nadawcą, a odbiorcą danego komunikatu może zajść tylko wówczas, gdy obie strony nie tylko posługują się tym samym językiem, ale i używają tego samego kodu – rejestru języka. To oczywiste, iż na list oficjalny, czy pismo urzędowe, nie odpiszemy językiem familiarnym, pełnym potocznych wtrętów, ani też wulgarnym. Forma, w jakiej zwracamy się do adresata również ściśle wynika z naszej pozycji względem niego i odzwierciedla tę zależność – rozpoczynanie listu od zwrotu „Szanowna Pani/ Szanowny Panie” nie przestało bowiem być zasadne i na miejscu wraz z utratą popularności przez korespondencję papierową. Nadal pomaga nawiązać kontakt z odbiorcą przy jednoczesnym zachowaniu dystansu i okazaniu szacunku.

Po drugie: dbając o właściwe formy możemy zyskać sobie przychylność odbiorcy, a przecież w większości spraw załatwianych pocztą elektroniczną, czy to będzie reklamacja towaru kupionego w serwisie aukcyjnym, czy podanie urlopowe, między innymi o taki efekt chodzi. W przypadku korespondencji oficjalnej wybór formuł rozpoczynających i kończących list („z wyrazami szacunku”, „z poważaniem”, „łączę pozdrowienia”) świadczy nie tylko o naszej kulturze, ale też podkreśla dobrą wolę, życzliwość i otwartość na podtrzymanie kontaktu, tudzież załatwienie spornej sprawy w sposób dogodny dla obu stron, sugeruje, iż nie tylko sami siebie szanujemy, ale i w stosunku do adresata pozostajemy w przekonaniu o wspólnych dobrych intencjach.

Bardzo popularne sformułowanie „witam” miewało ostatnimi czasy raczej złą prasę, jednak wydaje się, że pojawienie się takiego słowa – klucza otwierającego list jest uzasadnione potrzebą stosownej, należytej i skutecznej komunikacji i jako takie powinno zostać przyjęte w poczet środków językowych pomocnych w przekazie pisemnym. Jest w końcu czymś pośrednim między zwrotem oficjalnym, a potocznym „cześć Tomku”. W doborze formuł nie idzie przecież o sztywne podleganie komunikacyjnym szablonom, ale o elastyczne dobieranie takich rozwiązań, które ułatwią nam, mówiąc krótko i brutalnie, „załatwienie sprawy”.